Structurer un pipeline commercial dans HubSpot peut sembler simple au départ. On crée quelques étapes, on ajoute des probabilités, on fait avancer les transactions… et le tour est joué.
En réalité, un pipeline mal structuré peut rapidement devenir un problème : reporting peu fiable, chiffre d’affaires prévisionnel flou, opportunités mal qualifiées, relances oubliées, équipes commerciales perdues.
Un bon pipeline ne sert pas seulement à “ranger” des transactions. Il doit permettre de comprendre rapidement où en sont les opportunités, ce qu’il faut prioriser, et quelles actions commerciales doivent être menées (et quand).
Voici 7 erreurs fréquentes à éviter lorsque vous structurez votre pipeline commercial dans HubSpot 👇🏼
C’est l’une des erreurs les plus fréquentes car beaucoup d’entreprises utilisent leur pipeline commercial pour suivre à la fois :
Le problème, c’est que tous ces éléments ne représentent pas une vraie opportunité commerciale. Un compte simplement ciblé ou un contact à relancer n’a pas le même niveau de maturité qu’un prospect ayant exprimé un besoin clair, avec un projet identifié. Or si tout est placé dans le même pipeline, celui-ci devient rapidement difficile à lire, on s'expose aux risques suivants :
Un pipeline commercial doit avant tout suivre les opportunités réelles et non toute l’activité de prospection.
Créer une transaction dès qu’un prospect est identifié peut sembler pratique, mais dans les faits, cela peut polluer le pipeline. Une transaction devrait idéalement être créée lorsqu’il existe un minimum de réalité commerciale :
Avant cela, il est souvent préférable de suivre la prospection via d’autres éléments : propriétés, listes, tâches, séquences ou statuts de contact/entreprise afin d' éviter que le pipeline ne devienne une base de prospection déguisée.
Un pipeline commercial doit permettre de distinguer clairement les opportunités ouvertes des opportunités remportées, et pour cela, il est essentiel d’avoir une vraie phase finale du type : "Gagné", "Contrat signé", "Closed Won".
Chez if/else agency, on recommande que cette phase soit configurée à 100 % car sans elle, le reporting devient vite imprécis et il devient plus difficile de mesurer :
Une opportunité à 90 % n’est pas encore gagnée. Tant que le contrat n’est pas signé ou que la validation finale n’est pas confirmée, le deal doit rester ouvert.
Certaines entreprises mélangent la clôture d'une opportunité qui ne s'est pas finalisée avec les raisons pour lesquelles elle n'a pas abouti / les prochaines étapes liées à cette clôture négative, c'est une grosse erreur !
Pour exemple, nous avons déjà vu au sein du même pipeline, les phases suivantes :
Le problème vient du fait que ces statuts ne veulent pas tous dire la même chose. Un deal perdu signifie que l’opportunité s'est terminée négativement et que le prospect n'a pas signé la proposition, cela ne signifie pas pour autant qu'il faut arrêter de le nurturer ou de le relancer.
Il est donc essentiel de dissocier l'étape "perdu" de l'étape commerciale suivante ou de la raison de la perte de cette opportunité. Mélanger ces situations fausse les analyses commerciales et empêche les commerciaux et le marketing de travailler sur des bases saines. Il est généralement préférable de garder une seule phase finale “Perdu / Closed Lost”. Puis d’utiliser des propriétés complémentaires pour préciser le contexte. Par exemple :
1 - Raison de perte :
2 - Statut de relance :
Cette approche permet de garder un pipeline clair tout en conservant les informations utiles.
Toutes les informations importantes ne doivent pas forcément devenir des étapes de pipeline. Par exemple, dans certains cycles B2B, on peut rencontrer des processus de type :
Ces éléments sont importants, mais ils ne concernent pas toujours tous les deals. Les intégrer directement comme étapes peut complexifier le pipeline, surtout si certaines opportunités passent par une vente directe et d’autres par un appel d’offres. Dans ce cas, il peut être plus pertinent de passer par des propriétés de transaction pour gérer ces spécificités, par exemple :
A - Créer une propriété "Type de processus commercial" : Vente directe, RFI, RFP, appel d'offres, renouvellement, Upsell
Ou
B - Créer une propriété "Statut du processus d’achat" : RFI reçue, RFI répondue, RFP reçue, RFP répondue, Shortlisté, Présentation finale
De cette manière le pipeline reste simple mais les informations restent disponibles et exploitables dans les vues, les filtres et les reportings.
Une autre erreur fréquente consiste à utiliser les transactions pour suivre à la fois le processus de vente et l’exécution du projet après signature, par exemple :
Rendez-vous commercial → proposition envoyée → négociation → contrat signé → kick-off → formation → livraison → suivi client → projet terminé
Dans ce pipeline, les étapes ne répondent pas au même objectif : certaines sont liées à la démarche commerciale et d'autres au delivery du projet ce qui brouille les pistes et mélange les domaines d'interventions de chacun.
La transaction sert à suivre une opportunité commerciale précise avec :
Le projet, lui, sert à suivre le déroulé post-signature et donc : l'exécution.
Si tout est mélangé dans les transactions, le pipeline devient moins fiable pour piloter l’activité commerciale. Une structure plus saine consiste à séparer les deux logiques :
Une fois la transaction passée en “Gagné”, une automatisation peut se charger de créer un projet et d'y associer la bonne transaction, l’entreprise et les contacts concernés.
Un pipeline trop détaillé peut donner une impression de précision, mais en pratique, il devient souvent difficile à utiliser. Quand les commerciaux ne savent plus exactement dans quelle phase placer une transaction, c'est le pipeline entier qui perd en fiabilité.
Un bon pipeline doit être simple, lisible, compris par toute l'équipe et aligné avec le cycle de vente réel, le tout pour rester exploitable dans le reporting. Moins d'étapes, mais des étapes claires, vaut toujours mieux que beaucoup d'étapes mal utilisées. Exemple de structure simple :
Cette structure peut être adaptée selon le cycle de vente, mais elle permet de garder une lecture claire de l’avancement commercial et des rôles de chacune des équipes.
Un bon pipeline commercial doit permettre de répondre rapidement à quelques questions simples : quelles sont les opportunités réellement actives ? Quels deals sont les plus avancés ? Quel chiffre d'affaires est prévisible ? Quelles opportunités risquent de se bloquer ? Où perd-on le plus de deals ? Quelles actions commerciales doivent être priorisées ?
Pour cela, le pipeline doit éviter de devenir un espace où l'on stocke tous les statuts possibles. Il doit rester centré sur une question principale : Où en est l'opportunité commerciale ?
Les autres informations, les informations secondaires, les informations liées au contexte ou au détail d'une phase ont leur place ailleurs dans HubSpot et notamment dans des propriétés dédiées.
Structurer un pipeline commercial dans HubSpot est avant tout une démarche stratégique de pilotage. En évitant la surcharge d'étapes et en privilégiant la simplicité, vous fiabilisez votre reporting, clarifiez vos priorités et améliorez nettement la qualité de vos données.
L'essentiel est de distinguer clairement vos opportunités réelles de la gestion opérationnelle, en utilisant judicieusement les propriétés et les objets HubSpot. Un pipeline performant ne sert pas à tout centraliser, il sert à mieux décider, au bon moment, et ça, ça commence par une structure claire !
Besoin d'aide pour structurer vos pipelines ? Parlons-en.