Summer clean-up : le guide pour faire le tri dans vos propriétés HubSpot

L’été, c’est le moment idéal pour faire le vide… même dans votre CRM. Entre les doublons, les champs obsolètes et les propriétés jamais utilisées, votre base HubSpot a probablement besoin d’un bon coup de balai. Un « Summer clean-up » bien mené vous garantit un CRM de qualité, plus lisible, plus rapide et plus efficace dès la rentrée.

Ce guide pratique vous accompagne pas à pas pour identifier, trier, archiver et structurer vos propriétés HubSpot, sans rien casser ni perdre d’informations précieuses. Résultat : une base propre, un CRM allégé et des équipes qui respirent.

L’été, c’est le moment idéal pour faire le vide… même dans votre CRM. Entre les doublons, les champs obsolètes et les propriétés jamais utilisées, votre base HubSpot a probablement besoin d’un bon coup de balai. Un « Summer clean-up » bien mené vous garantit un CRM de qualité, plus lisible, plus rapide et plus efficace dès la rentrée.

Ce guide pratique vous accompagne pas à pas pour identifier, trier, archiver et structurer vos propriétés HubSpot, sans rien casser ni perdre d’informations précieuses. Résultat : une base propre, un CRM allégé et des équipes qui respirent.

Pourquoi nettoyer vos propriétés HubSpot ?

Un CRM trop chargé, c’est un CRM inefficace

À force de créer des propriétés à chaque nouveau besoin, votre base de données HubSpot peut rapidement devenir illisible. Résultat : des fiches de contacts surchargées, des formulaires interminables, des erreurs de synchronisation et des équipes qui peinent à retrouver l’information utile.

Des conséquences concrètes sur vos performances

Un mauvais usage des propriétés impacte directement :

• La qualité des données : doublons, champs vides, valeurs incohérentes.
• L’expérience utilisateur : pour les équipes internes comme pour les prospects.
• Les automatisations : workflows déclenchés à tort, lead scoring faussé.
• Le reporting : données peu fiables ou difficilement exploitables.

Un nettoyage utile à tous les niveaux

Que vous soyez team marketing, sales, ops ou customer success, une structure propre vous permet de :

• Gagner du temps sur la saisie et la recherche.
• Construire des automatisations fiables.
• Obtenir des reportings pertinents.
• Mieux collaborer entre équipes.

Identifier les propriétés inutiles

Astuce : commencez par les renommer en [TBD]

Avant toute suppression, ajoutez le tag [TBD] (To Be Deleted) dans le nom de chaque propriété suspecte. Cela vous permet de :

• Les regrouper facilement via la recherche.
• Éviter toute suppression accidentelle.
• Partager la liste avec vos équipes pour validation.

Filtrer intelligemment dans HubSpot

Pour repérer les propriétés obsolètes ou peu utilisées, exploitez les colonnes disponibles dans l’onglet Paramètres > Propriétés :

• Utilisé dans : si une propriété n’est utilisée nulle part (formulaire, workflow, vue, rapport…), elle est probablement inutile.
• Date de création : certaines propriétés anciennes peuvent ne plus correspondre à vos process actuels.
• Type de champ : certaines propriétés à choix multiples ou personnalisées sont créées en doublon ou à mauvais escient.

Priorisez les cibles évidentes

Commencez par :

• Les propriétés jamais utilisées.
• Les doublons (mêmes libellés, valeurs proches).
• Les champs abandonnés (plus de mise à jour depuis X mois).

Vérifier où les propriétés sont utilisées

Avant d’archiver ou de supprimer une propriété, vous devez impérativement savoir où elle est encore active dans HubSpot. Une propriété peut être liée à :

• des formulaires (affichage ou condition de champ),
• des workflows (triggers, actions),
• des listes actives ou statiques,
• des rapports personnalisés,
• des vues enregistrées dans le CRM,
• ou encore à des intégrations tierces.

Comment localiser ces usages dans HubSpot

1. Allez dans Paramètres > Propriétés.
2. Cliquez sur le nom de la propriété à analyser.
3. Ouvrez l’onglet « Utilisé dans ».
4. Déroulez les blocs par outil (Workflows, Formulaires etc.).
5. Cliquez directement sur chaque lien pour accéder à l’élément concerné.

Cela vous permet de faire le ménage de façon ciblée, sans risquer de casser un processus actif.

Pro Tip if/else Agency

Centralisez cette revue dans un tableur (Notion, Google Sheet, Airtable...) pour suivre l’avancement du nettoyage en équipe.

Supprimer ou archiver proprement

Une fois que vous avez identifié les propriétés obsolètes et vérifié qu’elles ne sont plus utilisées nulle part, il est temps de passer à l’action : archiver ou supprimer proprement.

Conditions pour archiver ou supprimer une propriété

Vous ne pourrez pas archiver une propriété si :

• Elle est encore utilisée dans un outil HubSpot (formulaire, workflow, liste etc.).
• Elle contient encore des valeurs enregistrées dans des fiches (contacts, entreprises, transactions...).

C’est pourquoi il est crucial de faire un nettoyage en deux étapes :

1. Supprimer la propriété des outils qui l’utilisent.
2. Vider les données existantes dans le CRM.

Réinitialiser les valeurs si besoin

Pour réinitialiser une propriété :

• Créez une vue filtrée ou une liste contenant toutes les fiches où cette propriété est “connue”.
• Sélectionnez tous les enregistrements → Action en masse → Modifier les propriétés → Définir comme vide.
• Vous pouvez aussi exporter les données si vous souhaitez garder une trace avant suppression.

Attention : toute suppression est définitive. Si vous avez un doute, privilégiez l’archivage, qui permet de désactiver temporairement sans perte de données.

Organiser et structurer vos propriétés

Une fois le tri effectué, place au rangement. Organiser vos propriétés permet à toute l’équipe de gagner en clarté et de faciliter les futures automatisations.

Grouper, renommer, standardiser

• Utilisez les groupes de propriétés : regroupez vos propriétés par thème (CRM, scoring, attribution, contenus etc.) pour une navigation plus intuitive.
• Renommez clairement vos propriétés personnalisées : évitez les noms flous ou techniques. Préférez une convention explicite (ex. : Campagne d'origine - Lead plutôt que camp_source_23).
• Harmonisez les formats : pour les propriétés similaires (menus déroulants, booléens, dates…), alignez le type de champ et les options pour éviter les doublons.

Documenter vos conventions

Créez un document partagé (Notion, Google Doc, HubSpot Wiki…) qui liste :

• La signification de chaque propriété personnalisée.
• Son type, son usage, son propriétaire.
• Les workflows, listes ou rapports qui s’en servent.

Cette documentation évite les erreurs, surtout en cas de passation ou d’évolution d’équipe.

Garder un CRM propre toute l’année

Nettoyer une fois, c’est bien. Maintenir durablement la propreté de votre CRM HubSpot, c’est mieux. Voici les clés pour une hygiène continue des propriétés.

Bonnes pratiques d’entretien

• Valider toute nouvelle propriété avant création : évitez les doublons et les intitulés improvisés.
• Limiter les droits de création : réservez cette fonction aux admins ou à des rôles bien définis.
• Inclure les propriétés dans vos rituels CRM : chaque nouveau champ doit être documenté, exploité ou supprimé à terme.

Charte interne et audit trimestriel

• Établissez une charte de nommage et d’usage : types de champs autorisés, conventions de nom, conditions de création.
• Mettez en place un audit trimestriel des propriétés :
  • Propriétés obsolètes à archiver
  • Incohérences à corriger
  • Nouvelles propriétés à documenter

Un CRM propre, c’est une base solide pour vos automatisations, vos reporting et votre croissance.

Pour conclure

Faire un grand ménage d’été dans vos propriétés HubSpot, ce n’est pas seulement une question d’organisation : c’est un levier stratégique. Un CRM bien structuré vous fait gagner du temps, améliore la qualité de vos données, évite les bugs dans vos workflows et booste la collaboration entre équipes.

Notre conseil d’experts HubSpot : planifiez votre clean-up dès maintenant, documentez vos standards et transformez ce tri annuel en réflexe collectif. Votre CRM vous dira merci à la rentrée.

FAQ

Comment identifier les propriétés inutiles dans HubSpot ?

Commencez par filtrer celles qui ne sont pas utilisées dans les formulaires, workflows ou rapports. Ajoutez un tag [TBD] pour les suivre et archiver ensuite.

Puis-je supprimer une propriété même si elle a des données ?

Non. Vous devez d’abord réinitialiser les valeurs sur les fiches concernées avant de la supprimer ou de l’archiver.

Quelle est la différence entre archiver et supprimer ?

Archiver rend la propriété invisible mais réversible. Supprimer est définitif. L’archivage est recommandé pour les propriétés sensibles ou historiques.

Y a-t-il une limite au nombre de propriétés dans HubSpot ?

Oui, elle dépend de votre abonnement. Même si vous êtes en illimité, trop de propriétés nuisent à la lisibilité et aux performances.

Quelle fréquence pour nettoyer ses propriétés ?

Un audit de qualité tous les trimestres est idéal. À minima, faites-le une fois par an, l’été est un bon moment !