EFREI : stratégie & scénarios marketing sur HubSpot

Efrei : Deux pôles, un même enjeu CRM

Une stratégie HubSpot au service de l’enseignement supérieur

Depuis 1936, EFREI forme les talents du numérique de demain à travers une approche mêlant excellence académique, innovation technologique et proximité avec le monde professionnel. Reconnue comme l’une des grandes écoles d’ingénieurs spécialisées dans les sciences du numérique, l’établissement accompagne chaque année des étudiants et professionnels sur des enjeux liés à l’informatique, la cybersécurité, l’intelligence artificielle, la data science ou encore le cloud computing.

Implantée à Paris et à Bordeaux, EFREI propose un large éventail de formations allant du Bachelor au Master, ainsi qu’un diplôme d’ingénieur du numérique, avec une pédagogie orientée projets et une forte dimension professionnalisante.

Contexte de notre intervention

Dans le cadre du développement de sa stratégie marketing et de ses dispositifs d’automatisation sur HubSpot, EFREI a fait appel à if/else agency afin de structurer, optimiser et déployer ses campagnes marketing automation auprès de plusieurs pôles stratégiques de l’école.Deux équipes ont notamment été accompagnées :

• Executive Education, avec des besoins déjà bien structurés autour des séquences et scénarios de communication à déployer
• Le pôle Partenariats, nécessitant un accompagnement plus global sur la réflexion stratégique, la mise en place des workflows et l’utilisation avancée de HubSpot.

L’objectif commun : mettre en place des séquences réellement utiles, des messages clairs et impactants, ainsi qu’une utilisation performante et intelligente de HubSpot au service des enjeux de communication et de conversion de l’école.

Objectifs de notre mission

Comme les deux pôles n'ont pas avancé à la même vitesse, leurs objectifs étaient différents :

Executive Education :

• Challenger les séquences existantes pour booster leur performance
• Rendre les messages plus impactants
• Optimiser la structuration des campagnes 
• Moderner le design des emails

Partenariat :

• Structurer l'approche CRM depuis zéro
• Définir des objectifs de communication en fonction des cibles
• Créer du contenu cohérent et engageant
• Réfléchir aux triggers des séquences suite à l'intégration HubSpot <> Salesforce

Notre méthode pour les accompagner

Audit et challenge (EXED)

Le pôle EXED disposait déjà de plusieurs séquences email destinées à la promotion de ses formations. Notre rôle a été de leur faire passer un cap en matière de pertinence et de performance :

• Contenu : suggestion de contenus plus adaptés aux différentes étapes du tunnel (vidéos, présentations, formats plus dynamiques…)
• Message : affûtage des textes, ton plus conversationnel, mise en avant des bénéfices concrets pour le prospect
• Séquences : restructuration de certains parcours (timing, nombre d’emails, relances…)
• Design : modernisation des templates et harmonisation graphique sur HubSpot

Résultat : des séquences mieux pensées, plus engageantes, plus alignées avec les attentes de leur audience cible.

Construction from scratch (Partenariat)

Pour ce pôle, tout était à faire… et c’est là qu’on s’éclate. Après un atelier de cadrage, on a :

• Cartographié les besoins et défini les 4 grandes cibles CRM
• Co-construit 4 séquences distinctes sur HubSpot pour :

• Le réseau large (communication informative & progressive)

• Les targets (approche plus personnalisée et offensive)

• Les partenaires (valorisation et fidélisation)

• Les parrains (engagement dans la vie de l’école)

Pour chaque flow, nous avons :

• Déterminé les objectifs de chaque séquences
• Rédigé les messages & créé les visuels
• Travaillé l’UX email : responsive, clair, avec un bon équilibre entre contenu texte et visuel
• Identifié les triggers de déclenchement, parfois liés à Salesforce (nécessitant un mapping et une réflexion approfondie pour que les infos circulent entre les outils)
• Intégré l'intervention des équipes dans les séquences pour humaniser les interactions et les messages envoyés aux différentes cibles

À noter : Certaines séquences étaient conditionnées par des statuts ou des champs dans Salesforce. Nous avons donc établi un pont logique entre Salesforce et HubSpot, pour que les contacts reçoivent la bonne communication au bon moment, sans friction.

Ce que l'on retient de cette mission

✅ HubSpot est un excellent outil… à condition d’avoir une stratégie claire, des messages adaptés à chaque cible, et une gestion rigoureuse des triggers.

✅ Une bonne séquence ne repose pas seulement sur un bon contenu, mais aussi sur son timing, sa structure, et son design.

✅ Le couplage Salesforce <> HubSpot demande une vision CRM forte : qui fait quoi, quand, pourquoi, avec quels critères.

Et pour vous aider sur tout ça, il y a if/else agency !

Et maintenant ?

Les deux pôles sont désormais autonomes pour piloter, adapter et améliorer leurs campagnes dans HubSpot. De notre côté, on reste disponibles en sparring partners CRM, au cas où de nouvelles idées surgissent (spoiler : ça arrive toujours !).