📌 Présentation de l'entreprise
EFREI est une école d’ingénieurs reconnue, spécialisée dans les sciences du numérique, l’informatique et les technologies innovantes. Depuis sa création en 1936, elle forme des profils hybrides à la fois techniques et stratégiques, capables d’évoluer dans des environnements complexes et en constante évolution.
Implantée à Paris et à Bordeaux, l’école propose un parcours d’excellence : un diplôme d'ingénieur du numérique et des programmes experts, allant du Bachelor au Master, avec des spécialisations pointues dans des domaines comme la cybersécurité, l’intelligence artificielle, le cloud computing, ou encore la data science.
Avec un solide réseau de partenaires académiques et professionnels, une forte employabilité de ses diplômés et une pédagogie orientée projets, l'Efrei est aujourd’hui un acteur incontournable dans la formation des ingénieurs du numérique de demain.
💡 Contexte
L'Efrei, école d'ingénieurs spécialisée dans le numérique, a fait appel à nous pour structurer et optimiser sa stratégie de communication marketing automation via HubSpot.
Deux pôles ont été accompagnés :
- Executive Education : Notre interlocuteur Xavier avait déjà préparé ses séquences. Il avait une idée précise de la manière de ce qu'il voulait envoyer, à qui, à quel moment.
- Le Pôle Partenariat : Ksénia & Céline avaient, elles, besoin de plus d'accompagnement pour réfléchir, mettre en place et déployer cette même stratégie.
Tous deux voulaient :
- Des séquences utiles, pas juste jolies
- Des messages clairs, percutants, bien envoyés
- Un vrai usage de HubSpot
🎯 Objectif
Comme les deux pôles n'ont pas avancé à la même vitesse, leurs objectifs étaient différents :
Executive Education :
- Challenger les séquences existantes pour booster leur performance
- Rendre les messages plus impactants
- Optimiser la structuration des campagnes
- Moderner le design des emails
Partenariat :
- Structurer l'approche CRM depuis zéro
- Définir des objectifs de communication en fonction des cibles
- Créer du contenu cohérent et engageant
- Réfléchir aux triggers des séquences suite à l'intégration HubSpot <> Salesforce
🧩 Notre accompagnement
🔍 Audit et challenge (EXED)
Le pôle EXED disposait déjà de plusieurs séquences email destinées à la promotion de ses formations. Notre rôle a été de leur faire passer un cap en matière de pertinence et de performance :
- Contenu : suggestion de contenus plus adaptés aux différentes étapes du tunnel (vidéos, présentations, formats plus dynamiques…)
- Message : affûtage des textes, ton plus conversationnel, mise en avant des bénéfices concrets pour le prospect
- Séquences : restructuration de certains parcours (timing, nombre d’emails, relances…)
- Design : modernisation des templates et harmonisation graphique sur HubSpot
🛠️ Résultat : des séquences mieux pensées, plus engageantes, plus alignées avec les attentes de l’audience cible.
🚀 Construction from scratch (Partenariat)
Pour ce pôle, tout était à faire… et c’est là qu’on s’éclate. Après un atelier de cadrage, on a :
- Cartographié les besoins et défini les 4 grandes cibles CRM
- Co-construit 4 séquences distinctes sur HubSpot pour :
• Le réseau large (communication informative & progressive)
• Les targets (approche plus personnalisée et offensive)
• Les partenaires (valorisation et fidélisation)
• Les parrains (engagement dans la vie de l’école)
Pour chaque flow, nous avons :
- Déterminé les objectifs de chaque séquences
- Rédigé les messages & créé les visuels
- Travaillé l’UX email : responsive, clair, avec un bon équilibre entre contenu texte et visuel
- Identifié les triggers de déclenchement, parfois liés à Salesforce (nécessitant un mapping et une réflexion approfondie pour que les infos circulent entre les outils)
- Intégré l'intervention des équipes dans les séquences pour humaniser les interactions et les messages envoyés aux différentes cibles
💡 À noter : Certaines séquences étaient conditionnées par des statuts ou des champs dans Salesforce. Nous avons donc établi un pont logique entre Salesforce et HubSpot, pour que les contacts reçoivent la bonne communication au bon moment, sans friction.
Ce que l'on retient
✅ HubSpot est un excellent outil… à condition d’avoir une stratégie claire, des messages adaptés à chaque cible, et une gestion rigoureuse des triggers.
✅ Une bonne séquence ne repose pas seulement sur un bon contenu, mais aussi sur son timing, sa structure, et son design.
✅ Le couplage Salesforce <> HubSpot demande une vision CRM forte : qui fait quoi, quand, pourquoi, avec quels critères.
Et maintenant ?
Les deux pôles sont désormais autonomes pour piloter, adapter et améliorer leurs campagnes dans HubSpot. De notre côté, on reste disponibles en sparring partners CRM, au cas où de nouvelles idées surgissent (spoiler : ça arrive toujours !).
