Pourquoi réussir son onboarding HubSpot est crucial
HubSpot est plus qu’un simple CRM : il centralise marketing, ventes et service client dans un seul outil. Un onboarding bien structuré permet de :
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Gagner du temps dès le lancement.
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Éviter les erreurs de configuration.
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Favoriser l’adoption par vos équipes.
Sans méthode, vous risquez des données incohérentes, des workflows mal configurés et une adoption faible. Cette checklist vous guide pour réussir votre onboarding en 30 jours.
Semaine 1 : Préparer le terrain pour un onboarding réussi
Objectif : poser les bases solides de votre CRM.
1. Définir vos objectifs marketing et commerciaux
Explication : Avant toute configuration, clarifiez vos besoins. Souhaitez-vous générer plus de leads, suivre vos ventes, automatiser vos campagnes ou améliorer la satisfaction client ? Définir vos KPI dès le départ vous permettra de mesurer le succès de votre onboarding et d’ajuster vos actions en conséquence.
2. Auditer vos données existantes
Explication : Vos contacts, entreprises et deals existants doivent être propres et cohérents. Un audit vous permet de détecter les doublons, les informations manquantes et les erreurs de format. Cela garantit un CRM propre dès le départ, facilitant l’import et l’utilisation des données.
3. Segmenter vos contacts et créer vos personas
Explication : Les personas définissent vos types de clients idéaux. Segmenter vos contacts permet de créer des campagnes ciblées et personnalisées. Pensez aux champs personnalisés nécessaires dans HubSpot pour suivre ces segments efficacement.
4. Nommer une équipe projet
Explication : Une adoption réussie repose sur une équipe dédiée : un responsable HubSpot pour piloter le projet et des super-utilisateurs pour former les équipes et résoudre les problèmes rapidement.
Semaine 2 : Configurer HubSpot
Objectif : structurer votre CRM pour optimiser vos process.
1. Importer vos données dans HubSpot
Explication : L’import de vos contacts, entreprises et deals doit être précis. HubSpot permet de mapper vos colonnes avec les propriétés du CRM. Après l’import, vérifiez la qualité des données pour éviter les erreurs dans les workflows et rapports.
2. Configurer les pipelines commerciaux et marketing
Explication : Un pipeline bien conçu reflète votre processus de vente et marketing. Définissez clairement les étapes (prospect, qualification, négociation…) pour suivre efficacement vos deals et vos leads.
3. Créer les propriétés personnalisées
Explication : Ces champs permettent de stocker des informations spécifiques à votre activité. Par exemple, un CRM pour une agence digitale pourrait inclure le type de service demandé ou le budget du projet. Une nomenclature claire évite la confusion.
4. Installer les intégrations essentielles
Explication : Connectez vos outils existants (email, calendrier, ERP, logiciels marketing) pour centraliser vos données et automatiser vos actions. Chaque intégration doit être testée pour éviter les erreurs de synchronisation.
5. Définir utilisateurs et permissions
Explication : Sécurisez l’accès aux données sensibles et attribuez les rôles selon les besoins. Cela garantit que chaque utilisateur a accès uniquement aux informations nécessaires à son travail.
Semaine 3 : Automatiser et personnaliser
Objectif : gagner en productivité grâce aux workflows et contenus.
1. Créer vos workflows marketing et sales
Explication : Les workflows automatisent les actions répétitives : envoi d’emails, notifications internes ou scoring automatique des leads. Testez chaque workflow pour s’assurer qu’il fonctionne correctement et qu’il suit la logique de votre processus.
2. Mettre en place formulaires et landing pages
Explication : Les formulaires capturent vos leads, et les landing pages les convertissent. Reliez-les à vos workflows pour déclencher des emails automatiques ou assigner des leads aux commerciaux.
3. Personnaliser emails et templates
Explication : Les emails personnalisés selon les comportements et les segments augmentent le taux de conversion. Créez des templates adaptés à chaque usage (marketing ou sales) pour gagner du temps et assurer la cohérence.
4. Configurer le scoring des leads
Explication : Le scoring permet de classer vos leads selon leur engagement et leur potentiel. Définissez vos critères (clic sur email, visite d’une page clé, téléchargement d’un contenu) pour identifier les leads prioritaires.
Semaine 4 : Tester, former et lancer
Objectif : assurer adoption et performance dès le lancement.
1. Tester toutes les fonctionnalités
Explication : Vérifiez que chaque scénario fonctionne : du formulaire à la notification, en passant par le workflow. Corrigez les erreurs avant le lancement officiel pour éviter les frustrations.
2. Former vos équipes
Explication : Proposez des sessions courtes et pratiques pour les commerciaux et marketers. Fournissez un guide interne et une FAQ pour accélérer la montée en compétence et favoriser l’adoption.
3. Suivi et rapports
Explication : Créez des dashboards et rapports automatisés pour suivre vos KPI : taux de conversion, performance des campagnes, progression des deals. Ces outils facilitent la prise de décision.
4. Lancer et monitorer
Explication : Déployez officiellement HubSpot et surveillez quotidiennement les résultats. Ajustez vos workflows et processus en fonction des retours utilisateurs pour rester performant.
Bonus : Astuces pour un onboarding HubSpot efficace
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Priorisez les actions à fort impact : commencez par ce qui génère des résultats rapides.
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Impliquer vos utilisateurs dès le départ : leur adoption est clé.
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Mesurer et ajuster : HubSpot est un outil vivant, adaptez vos processus régulièrement.
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Documenter chaque étape : facilite la montée en compétence et la maintenance.
FAQ : Onboarding HubSpot
Q1 : Combien de temps faut-il pour configurer HubSpot ?
Réponse : Avec cette méthode, l’onboarding complet peut être réalisé en 30 jours, en suivant les étapes de manière structurée.
Q2 : Quels KPI suivre pendant l’onboarding ?
Réponse : Leads générés, taux d’ouverture emails, progression des deals dans le pipeline, adoption par les utilisateurs.
Q3 : Peut-on automatiser le scoring des leads dès le départ ?
Réponse : Oui, mais il est conseillé de le tester et l’ajuster après quelques semaines pour refléter vos vrais critères de qualification.
Q4 : Comment former efficacement les équipes HubSpot ?
Réponse : Sessions courtes, guides pratiques, FAQ interne et accompagnement par un super-utilisateur.
Source : Photo de NIKLAS LINIGER sur Unsplash