Créer un espace commercial performant dans HubSpot, ce n’est pas juste ajouter des transactions à un pipeline. C’est construire un système qui reflète vos vrais process, anticipe vos revenus, relance automatiquement vos prospects et aligne tout le monde autour d’objectifs concrets.
En 2025, un CRM ne peut plus se contenter d’archiver des contacts. Il doit prioriser les bons leads, éliminer les tâches manuelles inutiles et offrir aux équipes une visibilité immédiate sur leur performance.
Dans cet article, on vous montre comment transformer le CRM HubSpot en un vrai poste de pilotage commercial :
- pipeline bien structuré,
- prévisions claires,
- relances automatisées,
- dashboards lisibles.
Objectif : que vos commerciaux passent moins de temps à “gérer le CRM”… et plus de temps à closer.
Structurer son pipeline dans HubSpot : la base d’un espace commercial efficace
Un espace commercial performant commence toujours par un pipeline bien pensé. Pas un tableau fourre-tout. Pas une to-do à rallonge. Un véritable reflet de votre cycle de vente, avec des étapes claires, des données utiles et une logique cohérente pour toute l’équipe.
Qu’est-ce qu’une pipeline de vente dans HubSpot (et à quoi il sert vraiment)
Dans HubSpot, le pipeline représente visuellement l’avancée de vos opportunités commerciales, du premier contact à la signature (ou à l’abandon). Chaque transaction passe d’un stade à un autre en fonction des actions concrètes menées. Mais surtout, une bon pipeline vous permet de :
- Prioriser vos actions,
- Suivre la performance des équipes,
- Prévoir vos revenus avec précision,
- Et ne plus jamais “perdre” un deal dans un coin du CRM.
Créer un pipeline aligné sur votre cycle de vente
Le piège : copier les étapes par défaut ou celles d’un autre business.
La bonne approche : cartographier vos étapes réelles, celles que vos commerciaux vivent tous les jours.
Exemple :
- Rendez-vous planifié : un premier échange est fixé
- Cadrage validé : les besoins sont clairs, le budget aussi
- Offre envoyée : la propale est dans les mains du prospect
- En attente décision : le deal est chaud, mais il faut attendre
- Fermé - Gagné / Perdu
Chaque stade doit correspondre à un jalon actionnable et mesurable, avec des critères de passage objectifs (pas juste un feeling).
Exemples concrets de stades : focus sur les bons jalons
Voici une structure testée et validée :
- R1 planifié
- Cadrage en cours
- Envoi offre commerciale
- En décision client
- Deal gagné / Deal perdu
Bonus : vous pouvez aussi créer un stade “Mauvais timing” pour éviter de polluer les statistiques avec des deals non qualifiés, mais potentiellement relançables.
Leads ≠ Transactions : comment séparer prospection et opportunités
C’est LA confusion la plus fréquente.
👉 Un lead = un contact en phase de prospection.
👉 Une transaction = une opportunité business détectée.
Si vous créez une transaction à chaque fois que vous envoyez un email à froid, votre pipeline va exploser… et vos prévisions aussi.
Bonne pratique : utilisez l’objet Lead pour suivre votre prospection et ne créez une transaction que lorsqu’un deal réel est en vue (budget, besoin identifié, décisionnaire connu etc.).
Prévoir vos ventes avec l’outil de forecast de HubSpot
Un pipeline, c’est bien. Un forecast, c’est mieux. Parce qu’un espace commercial sans prévision, c’est comme une boussole sans aiguille : on avance… mais on ne sait pas où, ni comment.
Pourquoi activer le forecast dès le départ
Trop d’entreprises attendent d’avoir “assez de data” pour activer le forecast. Erreur stratégique. Le forecast HubSpot ne sert pas juste à prédire l’avenir. Il structure le présent. Dès les premières semaines, il vous aide à :
- Visualiser les revenus probables vs. les objectifs,
- Identifier les commerciaux en avance… ou en retard,
- Réagir vite en cas de dérive,
- Prioriser les deals à fort impact.
Même si vos données sont encore fragiles, vous avez tout à gagner à activer l’outil tôt.
Configurer vos prévisions selon vos objectifs
HubSpot vous permet de définir des objectifs mensuels ou trimestriels par commercial, par équipe ou au global. C’est la première étape pour transformer vos intuitions en pilotage réel.
Une fois vos objectifs configurés :
- Les opportunités s’agrègent automatiquement selon leur stade et leur propriétaire,
- Vous visualisez l’écart entre le prévisionnel et la réalité,
- Vous pilotez par la data et non par le ressenti.
Intégrer la notion de probabilité de conclusion dans vos analyses
Chaque stade de pipeline peut (et doit) être associé à une probabilité de conversion. Exemple :
- R1 planifié : 20 %
- Offre envoyée : 60 %
- Décision client : 90 %
Ces pourcentages ne sont pas que décoratifs : ils permettent de calculer un montant pondéré par opportunité. Résultat :
- Votre forecast devient plus réaliste,
- Vos tableaux de bord gagnent en finesse,
- Et vos décisions reposent sur des projections fiables, pas des espoirs.
Exemples d’indicateurs utiles pour la direction commerciale
Voici les KPI que toute direction commerciale devrait suivre dans son forecast HubSpot :
- Montant total du pipeline (vs. objectif)
- Montant pondéré des transactions (probabilité incluse)
- Taux de conversion par stade
- Durée moyenne d’un deal par commercial
- Nombre de deals forecastés vs. signés
Astuce if/else : combinez ces indicateurs dans un tableau de bord personnalisé partagé avec votre direction - mise à jour en temps réel, sans Excel ni exports manuels.
Automatiser les relances pour ne plus jamais rater une opportunité
Un espace commercial efficace, c’est un espace qui agit même quand vos équipes sont occupées ailleurs. Grâce à l’automatisation des relances dans HubSpot, vous ne laissez plus jamais une opportunité tomber entre les mailles du filet.
Workflows natifs du pipeline : les automatisations à prioriser
Dès que vous structurez un pipeline, activez ces automatisations clés :
- Création automatique de tâches pour chaque nouveau stade (ex. “Appeler prospect sous 48h”),
- Envoi d’emails internes quand un deal stagne ou progresse,
- Assignation automatique d’un propriétaire de transaction à la création,
- Mise à jour de propriétés conditionnelles selon l’évolution.
Ces workflows natifs permettent de garder le contrôle… sans micro-manager.
Cas d’usage : séquences de relance selon le stade ou l’inactivité
Exemple concret : un deal est resté 10 jours en “Offre envoyée” sans réponse ?
Un workflow déclenche une séquence de mails personnalisés :
- Rappel discret (J+3)
- Proposition d’un appel (J+6)
- Email de relance avec effet d’urgence (J+10)
Et si le deal passe à “Décision client” ? La séquence s’arrête automatiquement. Aucun mail gênant, 100 % contextualisé.
Notifications internes, tâches et emails automatiques : mode d’emploi
Ces trois outils sont vos alliés dans la gestion automatisée :
- Notifications internes : alerte Slack ou email au bon commercial → ex. “Deal à fort montant sans activité depuis 7 jours”.
- Tâches automatiques : “Appeler prospect X”, avec date limite et rappel.
- Emails automatiques : relances écrites, messages internes ou confirmation client.
Astuce if/else : ajoutez un délai conditionnel. Ex : “si le deal est supérieur à 10 000€ → notifier aussi le manager”.
Quand (et pourquoi) utiliser les séquences vs les workflows
Séquences : outil de relance 1-to-1 utilisé par le commercial. Idéal pour :
- Relancer un prospect précis de manière semi-automatisée,
- Suivre une proposition commerciale manuellement,
- S’inscrire dans une logique d’email + appel + tâche.
Workflows : automatisation complète, pilotée par le CRM. À privilégier pour :
- La gestion en masse des relances,
- Les règles liées au temps d’inactivité,
- L’industrialisation des tâches internes.
Séquences = actions du commercial.
Workflows = actions du système.
En combinant les deux, vous obtenez un suivi commercial fluide, réactif et sans oublis.
Créer des tableaux de bord commerciaux lisibles et utiles
Un bon tableau de bord n’est pas un mur de chiffres. C’est un outil de pilotage clair, qui donne à chaque équipe les infos qui comptent, sans effort. Dans HubSpot, tout commence par bien distinguer tableau de bord et rapport.
Tableaux de bord vs rapports : bien faire la différence
Un rapport affiche une donnée ou un graphique spécifique : ex. nombre de deals gagnés ce mois.
Un tableau de bord regroupe plusieurs rapports, organisés pour répondre à un objectif clair : suivi commercial, prévisionnel, activité d’équipe…
Modèles recommandés pour un suivi commercial efficace
Plutôt que de repartir de zéro, HubSpot propose des modèles prêts à l’emploi :
- Tableau de bord de performance commerciale : taux de conversion, durée des cycles, valeur du pipeline.
- Suivi d’activité des commerciaux : nombre d’emails envoyés, de RDV pris, de tâches complétées.
- Prévision des ventes (forecast) : deals pondérés, atteinte des objectifs, pipe par probabilité.
Ces modèles sont entièrement personnalisables, en fonction de votre cycle de vente.
Filtrage par pipeline, équipe, source ou type de deal
La puissance de vos tableaux vient du filtrage intelligent :
- Un manager peut isoler les performances de son équipe uniquement.
- Le directeur commercial peut suivre les deals > 20K€ ou ceux issus du canal inbound.
- Chaque pipeline (vente directe, renouvellement, upsell) peut avoir sa vue dédiée.
Astuce if/else : créez un filtre "pipeline = vente B2B" pour ne pas polluer vos stats avec des deals de support ou de projet interne.
Cas d’usage : tableau de bord pour les commerciaux vs tableau de bord pour la direction
Tableau de bord Commercial :
- Prochains appels à passer
- Deals à relancer
- Objectifs individuels
- Transactions par phase
But : rester focus, prioriser les actions.
Tableau de bord Direction :
- Prévisions consolidées
- Analyse de la performance par source / canal
- Taux de transformation par commercial
- Évolution M-1 vs M
But : piloter, décider, ajuster la stratégie.
Résumé : un bon tableau de bord ne montre pas tout. Il montre ce qui est utile, à la bonne personne, au bon moment.
Nos conseils if/else pour un espace commercial bien huilé
Créer un espace commercial efficace dans HubSpot, ce n’est pas empiler des fonctionnalités. C’est structurer intelligemment vos outils autour de vos process réels. Voici nos règles d’or pour que tout tourne rond :
1 pipeline = 1 process (pas plus, pas moins)
if process_vente == unique then pipeline = 1
if plusieurs_process distincts then créez plusieurs pipelines
Un pipeline n’est pas un fourre-tout. Il doit refléter un cycle de vente clair, avec des étapes significatives. Trop de pipelines ? Vous diluez vos efforts. Pas assez ? Vous faussez vos données.
Automatisez les relances, mais formez les humains
Les workflows et séquences sont là pour gagner du temps, pas pour remplacer l’intention commerciale.
if relance == automatique then contenu == humain
Formez vos équipes à interpréter les signaux (visite, clic, inactivité) et à personnaliser le suivi. Un email automatique n’a jamais clos un deal sans relai humain derrière.
Basez vos forecasts sur des données propres (pas des espoirs)
Les prévisions ne sont fiables que si le pipeline est à jour, qualifié, structuré. Un forecast basé sur des deals dormants = illusion de chiffre d’affaires.
if deal.last_update > 30j then forecast = warning
Nettoyez les vieilles opportunités, cadrez les étapes, forcez les mises à jour via les propriétés conditionnelles. Un CRM propre = un forecast utile.
Un bon dashboard se lit en 10 secondes, pas en 10 minutes
Un tableau de bord utile est direct, synthétique, actionnable.
if dashboard.time_to_understand > 10s then simplify
Moins de rapports, mieux choisis. Filtrés, segmentés, lisibles. Un bon dashboard = des décisions plus rapides, plus justes.
HubSpot ne vend pas à votre place, il élimine les frictions
Un CRM, aussi puissant soit-il, ne remplacera jamais l’humain. Mais un espace commercial bien structuré dans HubSpot, c’est :
- Moins de temps perdu à chercher l’info
- Moins d’opportunités oubliées
- Moins de forecast basés sur des “au feeling”
C’est aussi plus de rigueur, plus de visibilité, plus d’impact.
En 2025, votre performance commerciale dépend autant de vos process que de vos pitchs.
Et là-dessus, HubSpot peut faire une vraie différence, à condition de le configurer intelligemment.
Vous avez déjà les bons commerciaux ? Donnez-leur le bon terrain de jeu.
Besoin d’aide ? Faites appel à des experts HubSpot.
Crédit : Photo de Paris Bilal sur Unsplash
