Pour les entreprises et agences qui travaillent sur des projets complexes, la gestion de plusieurs environnements (développement, staging, production) est une nécessité, et non un luxe. Tester des intégrations, valider des workflows ou expérimenter de nouvelles automatisations sans impacter les données réelles est crucial pour garantir la continuité des opérations. HubSpot est une solution robuste mais n’offre pas de système intégré de gestion des environnements multiples, à la différence de plateformes comme Stripe ou Intercom.
Cela peut poser problème, notamment lorsque des erreurs en production affectent directement les clients, que des tests involontaires utilisent des données sensibles, ou que des workflows non validés perturbent les opérations. Alors, comment structurer une approche fiable pour gérer plusieurs environnements sur HubSpot ? Ce guide détaillé explore les enjeux, les solutions existantes, ainsi que les stratégies pour instaurer des environnements cloisonnés, sécurisés et optimisés pour vos projets.
Pourquoi structurer plusieurs environnements sur HubSpot ?
Les enjeux
HubSpot est une plateforme puissante, largement adoptée par les entreprises pour centraliser leur marketing, leurs ventes et leur relation client. Ce manque de différenciation entre développement, test et production rend la gestion des projets complexes plus risquée.
Déployer un nouveau workflow, modifier un pipeline CRM ou intégrer une nouvelle API sans filet de sécurité, c’est jouer avec le feu. Une erreur en production peut entraîner des pertes de données, un dysfonctionnement des automatisations ou encore des e-mails envoyés par erreur à des prospects réels. Sans une séparation claire entre développement, test et exploitation, on se retrouve vite à naviguer dans un CRM où des informations critiques sont modifiées par inadvertance, où des workflows non testés impactent les clients et où chaque changement devient un pari risqué.
La solution ? Structurer plusieurs environnements de travail pour assurer un déploiement progressif et maîtrisé. Cela permet de tester les intégrations, d’affiner les automatisations et de garantir que chaque mise à jour fonctionne parfaitement avant d’affecter des données réelles.
Les environnements clés
Pour structurer une approche fiable, il est essentiel de séparer les différentes phases de travail en trois environnements distincts.
L’environnement de développement permet de tester de nouvelles fonctionnalités et intégrations sur un compte HubSpot dédié ou localement, sans impacter la production.
L’environnement de staging est une copie aussi fidèle que possible de la production. Il permet de tester en conditions réelles tout en gardant les risques sous contrôle. Les workflows, les séquences d’e-mails, les automatisations complexes et les intégrations API y sont validés avant d’être déployés pour de bon.
C’est aussi dans cet environnement que l’on simule les interactions des utilisateurs pour s’assurer que tout fonctionne de manière fluide et cohérente.
Enfin, l’environnement de production est l’espace où les données réelles sont exploitées. Il doit rester stable, fiable et à l’abri de toute expérimentation. Seules les modifications soigneusement validées en staging y sont déployées, garantissant ainsi une continuité sans faille du CRM et des automatisations.
1. HubSpot et la gestion des environnements : état des lieux
Les solutions disponibles
Bien que HubSpot ne propose pas d’environnement staging natif, plusieurs options permettent de structurer un workflow sécurisé.
Les portails de test HubSpot, accessibles via un compte développeur, constituent une solution intéressante pour tester des intégrations et explorer les capacités des API HubSpot sans impacter les données réelles. C’est une approche idéale pour les développeurs qui souhaitent valider des appels API, créer des extensions ou simuler des interactions avec le CRM. Cependant, ces portails restent isolés et ne permettent pas une réplication exacte d’un environnement de production.
L’outil de préparation de contenu (Content Staging), quant à lui, est un levier efficace pour les équipes marketing et web. Il permet de modifier et tester des pages avant de les publier, notamment dans le cadre d’une refonte ou d’un changement de design. Cette fonctionnalité est précieuse pour le contenu web, mais elle ne s’applique pas aux workflows, aux automatisations ou aux intégrations avec des outils tiers.
Pour les entreprises qui nécessitent une synchronisation plus poussée, des solutions tierces comme Operations Hub, Zapier ou Unito permettent de dupliquer certaines données entre différents comptes HubSpot. Cela permet d’obtenir une base de test plus proche de la production et de travailler avec des données cohérentes. En revanche, la mise en place de ces outils demande une configuration avancée et une vigilance particulière pour éviter de créer des duplications non maîtrisées.
2. Structurer une gestion efficace des environnements
Créer un environnement de développement
La première étape pour sécuriser son travail consiste à mettre en place un environnement de développement dédié. L’objectif est de tester les nouvelles intégrations, workflows et automatisations sans impacter les données réelles.
L’utilisation d’un compte HubSpot Developer est recommandée. Ce type de compte permet d’explorer les API HubSpot, de valider des requêtes et de simuler des interactions sans interférer avec la production. Pour aller plus loin, des outils comme Postman ou Insomnia facilitent la simulation des appels API et l’analyse des retours.
Afin d’assurer des tests réalistes sans compromettre la sécurité, il est essentiel de travailler avec des données fictives. Une base de contacts, d’entreprises et de transactions factices doit être mise en place pour permettre une validation complète des automatisations et des intégrations. Il est également pertinent de rédiger un protocole de test documentant les scénarios à simuler.
Mettre en place un environnement de staging
L’environnement de staging sert de réplique fonctionnelle de la production et permet d’effectuer des validations en conditions quasi réelles avant un déploiement définitif.
La meilleure solution est de créer un second compte HubSpot et d’y importer une base de données représentative mais anonymisée. Il est crucial d’y reproduire fidèlement la structure CRM (contacts, entreprises, transactions) et d’y importer les workflows et automatisations en cours d’utilisation.
Les tests en staging doivent permettre de valider les workflows, automatisations et interactions utilisateur avant mise en production.
Passer en production sans risque
Avant de déployer en production, une dernière phase de validation doit être effectuée. Chaque workflow, automatisation et intégration doit être testé et validé en amont.
Il est également recommandé de réaliser des tests de charge et de compatibilité pour prévenir tout ralentissement du CRM dû à une mauvaise configuration. Une automatisation mal optimisée peut alourdir les processus et détériorer l’expérience utilisateur.
Prévoir une stratégie de retour arrière en cas de problème post-déploiement.
3. Comment mettre en place et gérer plusieurs environnements sur HubSpot ?
HubSpot ne propose pas d’option native pour gérer plusieurs environnements (développement, staging, production), mais il est possible d’en structurer un workflow efficace grâce à un ensemble de configurations et d’outils tiers.
Configurer un environnement de développement (sandbox)
Créer un compte développeur
L’environnement de développement est le premier niveau de test pour valider les nouvelles configurations et intégrations sans impacter la production.
Créer un compte HubSpot Developer
HubSpot propose des Developer Accounts, spécialement conçus pour les tests et le développement d’API :
- Accéder au portail HubSpot Developer.
- Créer un compte distinct dédié au développement.
- Obtenir une clé API spécifique pour tester les appels API sans affecter la production.
- Utiliser Postman ou Insomnia pour simuler les requêtes et analyser les flux de données.
Simuler des données réalistes
Afin de garantir des tests pertinents :
- Créer un jeu de données fictives (contacts, entreprises, transactions) pour simuler un environnement CRM réel.
- Utiliser des scripts de génération de données pour automatiser la création de jeux de test représentatifs.
- Mettre en place des scénarios utilisateurs, simulant des interactions pour s’assurer du bon fonctionnement des workflows et automatisations.
Tester les automatisations et les intégrations
L’objectif est d’identifier et corriger les erreurs en amont :
- Déployer les workflows clés et vérifier leur bon fonctionnement avec des contacts fictifs.
- Simuler des campagnes marketing, l’envoi d’e-mails et le scoring de leads pour valider leur exécution correcte.
- Analyser les logs API pour s’assurer de la bonne transmission des données entre HubSpot et les outils connectés.
Mettre en place un environnement de staging
L’environnement de staging permet de tester des configurations avant leur mise en production, dans un espace isolé mais représentatif de l’environnement final.
Créer un second compte HubSpot
Comme il n’existe pas d’option native de duplication d’un environnement HubSpot, il est nécessaire de reproduire manuellement un environnement similaire :
- Créer un second compte HubSpot, idéalement avec un abonnement Sales Hub Pro ou Entreprise.
- Importer une base de données anonymisée, dérivée de la production pour conserver une cohérence des tests.
- Répliquer la structure CRM (objets, propriétés, pipelines) afin de tester les flux d’informations de manière fiable.
Tester et synchroniser les workflows
Une fois l’environnement staging mis en place, il faut s’assurer qu’il fonctionne comme prévu avant d’effectuer une mise en production :
- Importer et tester les workflows issus de la production.
- Exécuter des scénarios de tests utilisateurs pour valider leur comportement en conditions réelles.
- Automatiser la synchronisation des bases de données avec des outils comme HubSpot Operations Hub, Zapier ou Unito pour éviter les duplications et maintenir la cohérence des données.
Déployer en production en toute sécurité
Le passage en production doit être réalisé avec précaution afin d’éviter les erreurs critiques.
Validation et checklist finale
Avant toute mise en ligne, il est impératif de :
- Confirmer que les configurations testées en staging sont prêtes pour la production.
- S’assurer que seuls les utilisateurs autorisés peuvent modifier les paramètres critiques.
- Tester la compatibilité avec les intégrations tierces.
Les limites actuelles
HubSpot impose un accès unique aux données, ce qui complique la gestion des tests et des mises en production sécurisées. Contrairement à Stripe, qui sépare les environnements de test et de production, HubSpot impose un accès unique aux données. Cela signifie qu’un test mal paramétré peut impacter la production, avec des conséquences parfois irréversibles. Cela signifie qu’un test mal paramétré peut impacter la production, avec des conséquences parfois irréversibles.
De plus, la duplication d’un compte HubSpot n’est pas possible de manière automatisée. Il est donc nécessaire de recréer manuellement les workflows, pipelines et automatisations sur un second environnement, ce qui peut s’avérer fastidieux et source d’erreurs.
Enfin, HubSpot ne propose pas de système de rollback en cas de problème après une mise en production. Une erreur dans un workflow, une mauvaise configuration d’intégration ou une suppression accidentelle de données peut s’avérer critique, car aucun moyen n’existe pour revenir en arrière automatiquement.
4. Bonnes pratiques pour une gestion efficace des environnements
La gestion multi-environnements sur HubSpot demande une approche méthodique pour éviter toute erreur pouvant impacter la production. Chaque environnement doit être clairement défini et structuré afin que les tests et les développements se déroulent en toute sécurité. Voici les bonnes pratiques à adopter pour une gestion fluide et efficace.
Séparer les accès et permissions
L’une des premières étapes pour sécuriser l’environnement de production est de restreindre les accès. Une erreur humaine, une suppression involontaire ou une mauvaise manipulation sur le CRM en production peut avoir des conséquences graves, notamment la perte de données critiques ou la perturbation de campagnes en cours.
Il est donc essentiel de définir des rôles précis et d’attribuer des permissions adaptées à chaque utilisateur. Seuls les administrateurs essentiels doivent avoir accès aux paramètres avancés et aux modifications impactant l’ensemble du compte HubSpot. Les utilisateurs travaillant sur l’environnement de développement ou de staging doivent être limités à ces espaces afin de prévenir toute altération accidentelle des données en production.
Enfin, il est recommandé de vérifier régulièrement les accès pour s’assurer que les permissions restent adaptées à chaque collaborateur et aux besoins du projet. Un employé qui change de rôle, une agence externe qui n’a plus besoin d’accéder au compte, ou un stagiaire qui termine sa mission doivent voir leurs accès réévalués.
Automatiser la synchronisation entre environnements
Sans une synchronisation efficace des données entre les environnements, il devient difficile de tester les fonctionnalités et les workflows de manière réaliste. Or, HubSpot ne propose pas nativement de duplication automatique des bases de données entre un environnement de développement et la production.
Pour pallier cela, Operations Hub permet d’automatiser le transfert de certaines données clés entre plusieurs comptes HubSpot. Cela peut être utile pour synchroniser des informations CRM sans avoir à tout importer manuellement. D’autres solutions comme Zapier ou Unito offrent une synchronisation bidirectionnelle, évitant ainsi la création de doublons ou les erreurs de mise à jour.
Une autre pratique recommandée est de programmer des exports automatiques des bases de données. Cela permet de sécuriser les données en conservant une copie de référence en cas de problème et de comparer les versions entre les environnements.
Mettre en place un pipeline de tests
Le passage d’un environnement de développement à la production ne doit jamais se faire sans validation rigoureuse. Un pipeline de tests permet de structurer les vérifications et d’identifier les éventuels problèmes avant qu’ils n’impactent l’environnement réel.
Avant tout déploiement, une checklist de validation doit être suivie, incluant :
- La vérification des workflows et automatisations.
- L’analyse des permissions et accès des utilisateurs.
- La validation des intégrations avec des outils tiers.
- La revue des contenus pour s’assurer qu’ils sont correctement formatés et ne contiennent pas d’erreurs.
Pour aller plus loin, les API HubSpot permettent d’automatiser certains tests. Il est possible de développer des scripts qui simulent des interactions avec le CRM pour vérifier la cohérence des workflows et des données. De plus, effectuer des tests unitaires sur les automatisations critiques permet d’anticiper les éventuelles erreurs avant la mise en production.
5. Checklist pour une gestion optimale des environnements
Pour structurer efficacement la gestion multi-environnements sur HubSpot, voici les étapes clés à suivre :
- Utiliser les portails de test HubSpot pour les développements initiaux. Cela permet de tester les intégrations et fonctionnalités sans affecter la production.
- Créer un environnement staging afin d’effectuer des validations approfondies avant la mise en ligne.
- Mettre en place une synchronisation des données entre les environnements via Operations Hub ou Zapier pour éviter les erreurs de duplication.
- Automatiser les tests et validations avant toute mise en production, en intégrant des tests unitaires et API.
- Restreindre les accès et permissions pour éviter que des modifications accidentelles impactent l’environnement de production.
Vers une meilleure gestion multi-environnements sur HubSpot
HubSpot ne gère pas nativement les environnements multiples, mais en combinant tests, synchronisations CRM et automatisations, il est possible d’instaurer un workflow sécurisé.
Les entreprises et agences qui utilisent HubSpot doivent impérativement :
- Déployer des environnements distincts pour le développement, le staging et la production.
- Automatiser les tests et les synchronisations pour réduire le risque d’erreurs.
- Utiliser des outils tiers pour combler les lacunes actuelles de la plateforme.
En appliquant ces bonnes pratiques, la gestion des projets complexes sur HubSpot devient plus fluide, plus sécurisée et surtout plus maîtrisée. L’objectif est de garantir une mise en production sans accroc, où chaque modification a été testée et validée avant d’impacter les utilisateurs finaux. Et pour plus de conseils, if/else agency experts HubSpot est là pour vous !
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