Migrer de Salesforce vers HubSpot n’est pas qu’un simple transfert de données. C’est l’opportunité de réinventer son CRM, d’optimiser ses workflows et de redonner aux équipes un outil réellement adapté à leurs besoins. Mais sans une méthodologie rigoureuse, le processus peut rapidement devenir un casse-tête.
Notre mission : vous aider à anticiper, structurer et exécuter cette transition sans perte de données, sans rupture opérationnelle et avec une adoption fluide par vos équipes.
Les défis des entreprises avec Salesforce : complexité, coûts élevés, manque d’adoption
Salesforce est un CRM puissant, mais il peut vite devenir un frein plutôt qu’un accélérateur de croissance :
- Complexité de l’interface et des paramétrages : peu intuitif, il nécessite souvent une formation avancée pour être pleinement exploité.
- Coût élevé : entre les licences, l’intégration et la maintenance, Salesforce peut représenter un investissement conséquent.
- Adoption difficile : un outil trop technique et rigide est souvent mal adopté par les équipes, ce qui nuit à la qualité des données et à l’efficacité commerciale.
Pourquoi HubSpot ? Une alternative plus intuitive, évolutive et économique
En optant pour HubSpot, les entreprises recherchent un CRM plus simple, plus souple et mieux intégré aux réalités terrain :
- Une interface fluide et intuitive, pensée pour les équipes marketing, sales et support.
- Une personnalisation accessible, qui permet d’adapter le CRM aux besoins sans nécessiter d’expert technique.
- Un écosystème connecté, avec plus de 500 intégrations natives et une API flexible pour synchroniser les outils essentiels.
- Une tarification évolutive, où l’on ne paie que pour les fonctionnalités réellement utilisées.
Comment réussir sa migration ?
Réussir sa migration Salesforce → HubSpot, ce n’est pas juste une question de données. Il s’agit de redéfinir des processus, optimiser la qualité des informations et garantir une transition fluide. Une préparation rigoureuse permet :
- Un alignement renforcé des équipes, avec un CRM adopté par tous.
- Une base de données plus propre et mieux exploitée.
- Des workflows rationalisés pour automatiser et simplifier la gestion commerciale et marketing
1. Anticiper et préparer la migration CRM
La clé d’une migration réussie ? Une préparation minutieuse. Avant de transférer quoi que ce soit, il faut auditer, nettoyer et structurer ses données pour éviter de répliquer les problèmes de l’ancien système.
1.1. Définir les objectifs et enjeux de la migration
Avant de vous lancer, posez-vous les bonnes questions :
- Pourquoi changer de CRM ? Quelles limites rencontrez-vous avec Salesforce ?
- Quels bénéfices attendez-vous ? Meilleure adoption, gain de productivité, réduction des coûts ?
- Quels processus doivent être optimisés ? Automatisations, gestion des leads, suivi des interactions ?
L’objectif : s’assurer que la migration ne soit pas un simple "copier-coller" mais un vrai levier d’amélioration.
1.2. Auditer et nettoyer les données existantes
Migrer un CRM, c’est aussi l’occasion de faire le ménage dans ses données. Avant toute action :
- Éliminez les doublons et contacts obsolètes.
- Uniformisez les formats (noms, e-mails, numéros de téléphone, etc.).
- Respectez les exigences RGPD en supprimant les données inutiles ou non conformes.
Une base de données propre dès le départ évite les problèmes d’incohérence et améliore la qualité des rapports et automatisations.
1.3. Cartographier et documenter les processus CRM
L’une des erreurs fréquentes ? Négliger le mapping des données. Or, HubSpot et Salesforce ne structurent pas leurs objets de la même manière. Il faut donc :
- Cartographier les équivalences (Contacts, Entreprises, Transactions, Workflows, etc.).
- Définir les nouvelles propriétés et pipelines nécessaires sur HubSpot.
- Aligner les équipes (sales, marketing, support) sur les nouveaux process CRM.
Un bon mapping garantit que chaque information trouve sa place sans perte ni incohérence.
2. Planifier et exécuter la migration de données vers HubSpot
Une fois la préparation terminée, il est temps d’exécuter la migration avec méthode.
2.1. Choisir la bonne approche de migration
Une fois la préparation terminée, il est temps d’exécuter la migration avec méthode.
L’intégration Salesforce ↔ HubSpot (native)
Objectif
Synchroniser automatiquement les données entre HubSpot et Salesforce pour unifier la gestion des contacts, entreprises et transactions.
1. Conditions préalables
- Un compte Salesforce Enterprise ou Professional (avec API activée).
- Un compte HubSpot Pro ou Enterprise.
- Les droits d’administrateur sur les deux plateformes.
2. Installation de l'intégration
- Accéder à HubSpot > Marketplace des applications.
- Rechercher Salesforce et cliquer sur Installer l’application.
- Se connecter à Salesforce et autoriser l’intégration.
3. Paramétrage de la synchronisation
- Définir les objets à synchroniser :
- Contacts, entreprises et transactions pris en charge.
- Définir quelle plateforme est prioritaire en cas de conflit de données.
- Configurer les règles de mise à jour :
- Déterminer si la synchronisation doit être unidirectionnelle ou bidirectionnelle.
- Paramétrer les champs à synchroniser et les conditions d’association.
- Activer et tester :
- Importer un échantillon de données pour vérifier la correspondance des informations.
- Ajuster les mappings si nécessaire.
4. Avantages et limites
Avantages :
- Intégration rapide et sécurisée sans besoin de développement.
- Mise à jour automatique des contacts et transactions entre les deux plateformes.
- Données accessibles en temps réel dans les deux outils.
Limites :
- Seuls les objets standards sont pris en charge.
- La gestion des associations complexes peut être limitée.
- Nécessite un nettoyage des bases de données avant la synchronisation pour éviter les doublons et incohérences.
La migration par fichier CSV
Objectif
Importer manuellement des contacts, entreprises et transactions dans HubSpot via des fichiers CSV en garantissant un nettoyage des données en amont.
1. Conditions préalables
- Un fichier CSV bien structuré contenant les données à importer.
- Vérification des formats de champs pour correspondre aux propriétés HubSpot.
- Création des propriétés personnalisées dans HubSpot si nécessaire.
2. Préparation des fichiers CSV
- Organiser les données :
- Séparer les fichiers en fonction des objets (contacts, entreprises, transactions).
- Assurer une cohérence des données entre les fichiers pour les associations.
- Nettoyer et normaliser :
- Supprimer les doublons et corriger les incohérences.
- Vérifier le format des adresses e-mail, numéros de téléphone et dates.
3. Importation dans HubSpot
- Accéder à HubSpot > Contacts ou Entreprises.
- Cliquer sur Importer et sélectionner Fichier CSV.
- Associer les colonnes du fichier aux propriétés HubSpot correspondantes.
- Lancer l’importation et vérifier le rapport d’erreurs éventuelles.
4. Avantages et limites
Avantages :
- Permet un nettoyage approfondi des données avant importation.
- Possibilité d’importer de grandes quantités de données en une seule opération.
- Contrôle total sur les associations et la qualité des informations importées.
Limites :
- Processus manuel nécessitant du temps pour la préparation des fichiers.
- Les relations entre contacts et entreprises doivent être associées manuellement ou via un deuxième import.
- Un fichier mal structuré peut entraîner des erreurs d’importation.
Cette méthode est idéale pour les entreprises souhaitant réaliser une transition progressive vers HubSpot tout en optimisant la qualité de leurs données avant migration.
L’utilisation des API HubSpot et d’intégrateurs tiers (Trujay, Import2, Data2CRM)
- Recommandé pour les migrations complexes avec objets personnalisés.
- Automatise et sécurise le processus, mais nécessite une expertise technique.
Choisir la bonne méthode dès le départ permet de gagner un temps précieux et d’éviter les erreurs.
2.2. Configurer l’environnement HubSpot avant la migration
Avant d’importer les données, il faut préparer HubSpot pour qu’il reflète vos besoins métier.
- Créer les objets personnalisés et pipelines CRM pour structurer les données correctement.
- Définir les règles d’automatisation et les permissions utilisateurs pour garantir un bon usage du CRM.
- Configurer les intégrations clés (Zapier, Operations Hub) pour connecter vos outils tiers (facturation, support client, etc.).
Un bon paramétrage en amont garantit une transition fluide et une adoption rapide.
2.3. Tester la migration sur un environnement pilote
L’erreur fatale ? Migrer toutes les données d’un coup sans test préalable.
- Importer un échantillon et vérifier l’intégrité des informations (contacts bien reliés aux entreprises, propriétés bien synchronisées).
- Valider la bonne exécution des workflows et des automatisations migrées.
- Faire tester le CRM aux équipes pour s’assurer que les données sont exploitables.
Une migration test permet d’anticiper et corriger les erreurs avant le déploiement global.
2.4. Lancer la migration complète et assurer la continuité
- Synchronisation des bases de données Salesforce → HubSpot.
- Validation finale des données : segmentation, scoring, association des contacts.
- Plan de secours : en cas de problème, prévoir une solution de rollback ou un historique de sauvegarde.
Une migration bien gérée, c’est une transition en douceur, sans rupture d’activité.
3. Repenser et optimiser son CRM HubSpot après la migration
Une migration réussie ne s’arrête pas au simple transfert des données. L’optimisation de HubSpot est une étape clé pour maximiser son efficacité et assurer un retour sur investissement rapide. Cela passe par l’automatisation des processus, la formation des équipes et une gestion rigoureuse des données.
3.1. Automatiser les processus pour maximiser l’efficacité
L’un des principaux avantages de HubSpot est sa capacité à automatiser les tâches liées à la vente, au marketing et au service client. Après la migration ou la synchronisation des données avec Salesforce, il est crucial de réajuster les workflows pour s’adapter à la structure de HubSpot et garantir une continuité fluide des processus métier.
Reproduire et optimiser les workflows Salesforce dans HubSpot
Les automatisations existantes dans Salesforce doivent être transposées dans HubSpot en utilisant les outils natifs de gestion des workflows. Toutefois, il est important de prendre en compte les différences de logique entre les deux plateformes.
- Identifier les automatisations critiques : repérer les workflows les plus utilisés dans Salesforce (attribution des leads, notifications internes, mises à jour des statuts…).
- Adapter la logique des workflows : HubSpot fonctionne principalement avec des triggers basés sur des actions des contacts, tandis que Salesforce repose souvent sur des règles d’automatisation plus complexes.
- Tester et ajuster : après la configuration des workflows, il est essentiel de vérifier qu’ils se déclenchent correctement et d’affiner les conditions si nécessaire.
Mettre en place un marketing automation efficace
Une fois la migration finalisée, HubSpot permet d’exploiter pleinement les données pour automatiser les interactions avec les leads et clients.
- Segmentation avancée des leads : utiliser les propriétés et comportements des contacts pour les regrouper en listes dynamiques.
- Scoring automatique des prospects : attribuer un score basé sur leurs interactions (clics, ouvertures d’e-mails, visites sur le site web…) afin de prioriser les actions commerciales.
- Campagnes de nurturing : envoyer des séquences d’e-mails personnalisées en fonction du stade du lead dans le parcours d’achat.
Personnaliser les tableaux de bord et le reporting
Le suivi des performances doit être ajusté aux nouveaux workflows afin d’offrir une visibilité claire sur les activités commerciales et marketing.
- Créer des rapports adaptés : définir des KPIs en cohérence avec la logique de gestion des leads et opportunités sous HubSpot.
- Suivi des conversions : analyser l’évolution des prospects pour identifier les points d’optimisation dans le tunnel de vente.
- Intégration des objectifs commerciaux : aligner les tableaux de bord avec les performances des équipes et les indicateurs clés (taux de conversion, opportunités gagnées…).
3.2. Former les équipes à l’utilisation de HubSpot
L’adoption d’un CRM dépend de la capacité des équipes à l’utiliser efficacement. Une transition sans formation adéquate risque d’entraîner une baisse de productivité et une mauvaise exploitation des données.
- Créer un programme de formation interne en s’appuyant sur les ressources de HubSpot Academy, qui propose des certifications et des guides interactifs.
- Organiser des sessions pratiques pour permettre aux équipes de se familiariser avec les nouvelles fonctionnalités et d’adapter leur utilisation du CRM.
- Suivre l’adoption via des KPI spécifiques, comme le taux d’utilisation des pipelines, la mise à jour des fiches contacts ou encore l’adoption des automatisations.
3.3. Assurer une gestion continue des données
Une fois les données migrées, leur qualité et leur cohérence doivent être maintenues pour éviter une dégradation progressive du CRM. Une base de données mal gérée entraîne rapidement des erreurs de segmentation, des doublons et une baisse de la pertinence des actions marketing et commerciales.
Il est essentiel de mettre en place un processus de surveillance et de mise à jour régulière des données clients, en attribuant des responsabilités précises à chaque équipe. Cela passe par la définition de rôles clairs : l’équipe commerciale peut être responsable de l’enrichissement des fiches clients, le marketing du suivi des interactions et l’IT de la gestion des intégrations et synchronisations entre outils.
Pour éviter la réapparition des doublons et les erreurs de segmentation, HubSpot propose des fonctionnalités natives de fusion des contacts et entreprises en double. Cependant, une approche proactive est nécessaire pour anticiper ces problèmes. L’utilisation de workflows automatisés permet de détecter les doublons en fonction de critères comme l’adresse e-mail, le numéro de téléphone ou le domaine de l’entreprise. Ces workflows peuvent également envoyer des notifications aux équipes en cas d’incohérences ou appliquer des règles de validation avant la création d’un nouvel enregistrement.
Enfin, il est important d’optimiser la synchronisation entre HubSpot et d’autres outils, notamment l’ERP, les plateformes de facturation ou les outils de support client. HubSpot Operations Hub permet de gérer ces intégrations avec des workflows avancés et des règles de transformation des données. Lorsque des intégrations tierces sont utilisées, il est recommandé de mettre en place des contrôles réguliers pour éviter les écarts de données entre les différents systèmes et garantir une cohérence parfaite des informations clients.
4. Check-list pour une migration Salesforce vers HubSpot réussie
- Définir les objectifs business et les attentes des équipes
- Nettoyer et qualifier les données Salesforce avant migration
- Cartographier les objets et champs entre Salesforce et HubSpot
- Choisir la meilleure méthode de migration (intégration native, CSV, API)
- Tester la migration sur un environnement restreint avant le déploiement
- Former les équipes et suivre l’adoption du CRM HubSpot
- Optimiser les processus après la migration (automatisation, reporting, etc.)
Conclusion : Vers un CRM plus agile et performant avec HubSpot
Migrer de Salesforce vers HubSpot est bien plus qu’un changement d’outil. C’est une opportunité pour repenser son CRM, optimiser ses processus et améliorer la collaboration entre les équipes.
Une migration bien préparée garantit une transition fluide et un retour sur investissement rapide. En évitant les erreurs courantes et en mettant en place un plan structuré, HubSpot devient un levier de croissance et de productivité.
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