CRM HubSpot sur mesure pour le Smart Building : le cas CR System

CR System, spécialiste du Smart Building, pilotait son activité commerciale entre Excel, Notion et d’autres outils. if/else agency a déployé le portail HubSpot de CR System (HubSpot CRM, Sales Hub Enterprise) autour de ses cycles de vente. Le portail identifie chaque entreprise d’une transaction, suit un pipeline propre au Smart Building et rapproche le chiffre d’affaires réel des objectifs des commerciaux.

CR System, spécialiste du Smart Building

CR System accompagne les maîtres d’ouvrage et les acteurs de l’immobilier dans la préparation, la structuration et la mise en œuvre de projets Smart Building. Son activité repose sur quatre expertises : Audit & AMO (assistance à maîtrise d’ouvrage), Travaux GTB (gestion technique du bâtiment), SHYRKA et Maintenance.

Ses interlocuteurs sont des propriétaires, des gestionnaires d’actifs, des exploitants techniques et des gestionnaires de patrimoine, soumis à des exigences de performance énergétique, de conformité et de rentabilité. Ces quatre offres, aux cycles commerciaux différents, demandent une base de données propre et un suivi fiable de chaque opportunité.

Le défi : un cycle de vente qu’un pipeline standard ne suit pas

Avant HubSpot, CR System pilotait son activité avec Excel, Notion et d’autres outils. Cette organisation faisait avancer l’activité, mais rendait difficile la centralisation de l’information, le suivi homogène des opportunités et l’exploitation fiable des données commerciales. Trois contraintes devaient guider le projet :

1. Plusieurs entreprises par transaction. Une affaire n’a pas toujours une seule entreprise « cliente » : plusieurs entreprises peuvent intervenir, avec des rôles différents. Le portail devait permettre d’identifier chaque intervenant.
2. Un montant gagné qui n’est pas le chiffre d’affaires réel. Le montant d’une transaction gagnée ne correspond pas directement au chiffre d’affaires réel d’une période. Il fallait un suivi adapté aux cycles commerciaux de CR System, exploitable dans les rapports.
3. Une donnée à rendre exploitable pour le pilotage. Au-delà du confort d’un nouveau CRM, il fallait consolider la donnée pour alimenter les tableaux de bord, comparer les performances réelles aux objectifs des commerciaux et fiabiliser les indicateurs.

Les objectifs du déploiement HubSpot

• Centraliser dans HubSpot les éléments dispersés entre plusieurs outils, pour une base de travail unique.
• Structurer la base CRM autour de la réalité métier : associations compréhensibles, propriétés adaptées au fonctionnement commercial.
• Standardiser les processus commerciaux : un pipeline robuste et des automatisations qui réduisent les manipulations manuelles, sécurisent certaines règles métier et homogénéisent le suivi des opportunités.
• Renforcer le pilotage : un reporting fiable du pipeline, des performances, des objectifs et du chiffre d’affaires réel, par commercial et par activité.

Un portail HubSpot construit autour du métier de CR System

if/else agency a déployé le portail de A à Z et l’a organisé comme un système commercial propre à CR System, plutôt que de configurer un pipeline générique.

Des transactions qui identifient chaque entreprise

Le travail sur les associations entre transactions et entreprises a été l’un des chantiers les plus structurants. Plutôt que de rattacher les entreprises à une transaction de façon générique, le portail identifie les différents intervenants d’une opportunité. Objectif : des transactions plus lisibles, une qualification plus précise et une donnée exploitable plus finement dans les automatisations et le reporting.

Un pipeline aligné sur le cycle de décision du Smart Building

Le pipeline commercial a été personnalisé pour refléter les étapes clés du cycle de décision propre au Smart Building. Il permet de suivre la maturité des affaires et aligne le suivi commercial sur la réalité du terrain.

Des propriétés personnalisées

Le portail a été enrichi de propriétés personnalisées adaptées aux besoins de CR System. HubSpot ne sert plus seulement à suivre des transactions : il reflète les logiques commerciales et opérationnelles de l’entreprise.

Un rapprochement des données commerciales et financières

if/else agency a mis en place un rapprochement des données commerciales et financières. Il fait le pont entre le CRM et les données financières de l’entreprise, et donne une vision fiable du chiffre d’affaires. Il rend exploitable dans HubSpot le chiffre d’affaires réalisé, une donnée comptable absente du CRM à l’origine. Ce chiffre d’affaires se compare ensuite aux objectifs des commerciaux définis dans HubSpot.

Des workflows ciblés

Des workflows répondent à des besoins métier précis : fiabiliser les données, réduire les erreurs et simplifier le suivi commercial.

Un tableau de bord commercial au centre du pilotage

Le tableau de bord commercial faisait partie des chantiers centraux. Le défi n’était pas d’afficher quelques indicateurs, mais de rendre la donnée lisible pour piloter. Il réunit plusieurs niveaux d’information :

• la lecture du pipeline ;
• le suivi des transactions ;
• la performance par commercial ;
• les objectifs définis dans HubSpot ;
• le chiffre d’affaires réel, issu du rapprochement des données.

D’autres tableaux de bord complètent la lecture de l’activité, mais le tableau de bord commercial reste le point central.

Ce qui a changé pour l’équipe commerciale

• Une seule base commerciale : les opportunités, auparavant suivies entre Excel, Notion et d’autres outils, sont réunies dans HubSpot.
• Des transactions lisibles : chaque entreprise qui intervient dans une affaire est identifiée.
• Un pilotage par commercial : le tableau de bord compare le chiffre d’affaires réel aux objectifs de chacun.
• Des contrôles automatisés : des workflows automatisent des contrôles et des mises à jour de données.

Le cycle de vente de votre entreprise ne rentre pas dans un pipeline standard ? Découvrez notre offre de performance commerciale avec HubSpot et notre approche du CRM et de la marketing automation. Pour un autre cas de pipeline à structurer, lisez le cas BGYB ou comment clarifier un pipeline illisible.

Photo : Arlind Photography sur Unsplash